■ 培训说明
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睦众进销存,软件分单机版和网络版,单机版仅供一台电脑使用,网络版可以供多台电脑同时使用,但版本之间的功能和操作基本相同。
现以单机版为例,讲述软件的使用方法。

1、软件加密狗
郑重提示:请妥善保管好软件加密狗,如果丢失,全额重新购买软件,损坏以旧换新,付成本费。
加密狗安插在电脑主机背面的USB接口上,图H0。
建议用户不要安插在电脑主机前面USB接口上,防止无意碰撞损坏,或USB供电不足。
如何安装软件参考说明书软件安装。
先插好加密狗,然后打开软件。

未插加密狗,打开软件时,正式版会出现如下提示,图H1

图H0

 图H1


2、软件登入
双击桌面上的快捷方式,图H2
出现登入窗口,软件首次运行,不用输入密码,直接单击“确定(L)”按钮,密码默认为空,图H3。

软件界面,称之为“工作台”,展示软件主要功能,从上到下,分三大功能模块,图H3-1。
上区:商品管理:出入库单据填写,明细查询,库存报表。
中区:资金管理:付款收款凭证填写,明细查询,统计报表。
下区:最新统计:商品库存和往来帐。
软件相对传统手工帐,数据查询灵活方便,报表统计迅速准确。提高工作效率,增强企业竞争力。

图H2

图H3


图H3-1



3、软件初始化
单击主菜单菜单项“基础设置-初始化...”,图H4,弹出“初始化....”窗口,图H5。

①、单击“A、系统初始化…”按钮,弹出密码验证,防止误操作,图H6,输入当前操作员密码,如果密码为空,直接点击确定按钮,进入初始化界面,图H7。
②、单击“B、单位名称注册”按钮,输入贵单位名称或简称,图H8,初始化完成。单位注册名称,关系到单据打印标题,图H8-1。允许重新注册,修改注册单位名称。

图H4


图H5

图H6

系统初始化方案
①、清空所有数据,供新用户使用。
②、保留档案资料,仅清空明细,供老用户选择性使用。


H7

H8

 H8-1

4、建立基础档案
基础档案,由三部份组成,分别是商品档案、客户档案、供应商档案。
客户档案和供应商档案的区别,是根据资金走向来区分的,收款单位是客户,付款单位是供应商。

4.1、商品档案
商品档案,是一切工作的基础,是一个企业管理水平的体现。
商品档案资料力求规范,不要使用特殊字符,如*#%&<>;/{}()=- ’’ ’
允许,在制作单据的时候,直接添加新的档案。
建议:先建三个档案,然后盘点库存,最后开始日常记账。
单击主菜单菜单项“基础设置-商品管理”,图H4,图H9。
打开商品档案管理,可以对商品档案进行添加,修改,删除等一系列操作,图H10。

①、单击“添加(A)”按钮,图H10,弹出“商品档案添加”窗口,图H11
就在这里输入每种商品的详细资料。现对每一项做具体说明。
商品代码和商品名称编辑框,后面附一个*星号,表示此项为必须填写,其它可根据需要选填。
A.商品代码:是软件中确定商品唯一性的最关键字段,由软件自动产生,禁止修改,缺省商品档案,代码1,名称抹零。
B.商品名称:用汉字或数字、字母等输入,必须填写,不能为空。
C.简    码:根据商品名称自动产生,存在少量汉字简码自动产生错误,请手工纠正。
D.规格型号:根据需要填写,可以不填。
E.计量单位:直接输入或下拉选择,可以不填。
F.厂    商:根据需要填写,可以不填。
G.货    号:根据需要填写,可以不填。货号是一种重要的商品检索信息。
H.条 形 码:根据需要填写,可以不填。输入时,光标在编辑框,通过扫描枪,扫描条形码。辅助条形码参考附录说明。
I. 商品类别:默认类别“未分类”。参照相关说明:商品类别管理。
J.采 购 价:采购参考价,建议输入,可以不填(零)。
K.销 售 价:销售参考价,建议输入,可以不填(零)。
L.会 员 价:会员销售参考价,建议输入,可以不填(零)。
M.库存上限:库存预警临界最大值,可以不填(零)。
N.库存下限:库存预警临界最小值,可以不填(零)。
O.商品图片:存储图片,选择图片文件小于200K为宜,过大影响软件正常数据备份。档案数量多,建议不使用图片。

图H9

图H10


图H11


②、商品添加技巧:
单击“添加(A)”按钮前,仅限在商品名称、规格型号和商品类别查询选项,输入信息,图H12,会自动出现在商品添加界面上,节省一点重复操作。
图H12

③、商品档案排序:可以根据需要,按商品名称、货号、标题(指定字段)排序,实现档案记录输入不分次序,显示在一起。查看鼠标右键菜单功能。


4.2、客户档案
操作参考商品档案,图H13。


图H13


4.3、供应商档案
操作参考商品档案,图H14。


图H14



5、日常记帐
日常记账操作,主要指四个方面:商品入库、商品出库、付款凭证、收款凭证。
在开始日常记帐前,需要把手工帐的统计数据,作为期初数据输入到软件管理系统。期初数据包括商品库存、供应商未付款,客户未收款三个部份。
以下两种特殊情况,可以忽略期初数据的输入。
①、仅管理销售单据,忽略商品采购单据,不统计商品库存,商品期初库存可以忽略。
②、仅管理商品采购和销售,往来付款另设专人管理,不作收款付款凭证,单位期初金额(欠款),可以忽略。


5.1、商品期初库存
单击主菜单菜单项“报表统计-最新库存”,图H15。或点击下区“最新库存”图标,图H15-1。
先选择一个商品(点击表格商品所在行记录),然后点击菜单项“库存盘点-库存盘点采购价”,图H16,或直接按快捷键F7,打开盘点界面。输入当前最新库存,点“保存”,即可完成一个商品的库存修改。
说明:输入当前最新商品库存,和系统现有商品库存作比较,系统自动产生一个盘盈入库单,数量是“当前最新商品库存”与“系统现有商品库存”的差,也就是实际库存与账面库存的差;价格就是该商品档案的采购价,选择采购价,是为商品利润分析和成本分析做好基础。如果商品因丢失而盘库,按“F6-库存盘点_无价格”。
注意:如果是多仓库盘点时,注意,最新库存界面右上角仓库的选择状态,防止盘错仓库。
特点:避免集中盘点,不影响正常营业,可利用营业空闲时间,逐件商品盘点。

下面,把商品名称管钳 规格400 由库存数量100,盘点为133。

H15
H15-1

 
H16
 
H17
 

图H18


图H19
 

5.2 往来单位期初金额
单击菜单项“收款凭证或付款凭证”,图H20。
提示:凭证备注,注明“期初”字样。
图H20



未收款:客户甲,存在未收款1万元,图H21。
应收金额填写客户未收款10000,实收金额填写0,本次未收金额,系统自动显示10000。


21

未付款:如供应商甲,存在未付款1万元,图H22。
应付金额填写供应商未付款10000,实付金额填写0,本次未付金额,系统自动显示10000。


图H22

  


5.3 商品入库
商品入库,包括采购入库单,采购退货单,盘盈入库单、其它入库单,期初入库单。
将商品入库单据分成不同的单据类型,目的是方便数据查询。

下面,以采购入库单为例,讲一下如何填写单据,及注意事项。
点击主菜单菜单项“商品入库-采购入库单”,图H23,或点击上区“采购入库单”图标,图H24。

入库单,图H25。

 

操作说明
①、单据日期:单据日期默认的是电脑当前日期,可以直接修改日期,按照规定日期格式。也可以点击右边的下拉箭头,用选择的方法修改日期。图中左上角和右上角的箭头可加减月份,再鼠标左键单击下面的日期,即可完成日期选择。
图H26
②、仓库:根据需要填写,如果不是多仓库管理,注意为空。仓库名称编辑,软件主菜单菜单项“基础设置-仓库”,图H4。
③、单据编号:由软件自动产生,单据编号由五部份组成。如:101122001S0
   A日期,101122 2010-11-22
   B流水号,001 第一张单据
   C特定字母,S 根据单据类型定义。
   D操作员编号,0 当前操作员编号为0
   E随机数字,如果单据号ABCD出现重复,增加E随机数字。
④、经办人:根据需要填写,可以为空,或直接输入,或鼠标点下拉框选择。经办人编辑,软件顶菜单“辅助设置-辅助字段-经办人”,图H28-1。
⑤、单位名称:采购入库单,按F1或点击“单位查找”按钮,查找单位名称。如需添加新单位,点这里的左上角的“新增供应商”。期初入库单的单位名称,默认本单位名称,若单位名称没有注册,就显示为如图所示的“注册单位名称”。
⑥、辅助选项:根据需要填写,可以为空。如月结、开票。
⑦、商品查找:按F2或点击“商品查找”按钮,参照相关说明 。
⑧、制单,默认当前操作员,不能修改。

⑨、保存,将所有的商品添加到入库单后,根据需要修改数量和单价,金额自动合计,然后单击下边的“保存”,入库成功。单南“打印”,先打印,然后自动保存;

入库单设置
根据管理需要设置,正常情况下,填写完采购入库单,会提示继续作一张付款凭证。
部分用户可能不需要记“付款凭证”,那就不必自动跟出“付款凭证”,修改设置,去除√选择标志,图H27。

付款凭证
采购入库单的合计金额是针对供应商的,所以用户如需顺便记录与供应商之间的资金的往来情况,那就可以使用“付款凭证”。
在这里,与本次采购入库对应的付款凭证,日期,经办人,供应商名称,都跟采购入库单一一对应,“应付金额”即采购入库单的合计金额,用户只需填写“实付金额”,不管付款多少,照实填写。“实付金额”为零,表示未付,软件便会将“前期未付金额”“本次未付金额”“合计未付金额”累积起来,延续下去。
盘盈入库单、其它入库单,期初入库单则是内部入库,不存在现金支付,不记“付款凭证”。
付款凭证除了在进行采购入库和采购退货时自动产生以外,也可以单独使用。

注意事项
①、 单据日期:一定要确认准确!防止电脑日期与实际日期不符,影响单据日期。
②、 仓库:如果不设仓库,建议清空仓库下拉框内容,通过软件主菜单“基础设置-仓库”调整,图H4
③、 如需删除某行,可以点击“查找商品”按钮左边的“删行”按钮或直接按快捷键F4。
④、 价格默认的是商品档案的档案价(采购价、销售价、会员价),用户根据实际成交价修改价格。如采购单默认的是商品档案的采购价,销售单默认的是商品档案的销售价。仓库调拨单,用户可以根据需要默认采购价或销售价或零。内部单据默认价格为零。
⑤、 通常情况下,修改数量或价格,金额自动计算,金额=价格*数量。软件系统支持金额修改,正常情况下,修改金额,价格会重新计算。也支持修改金额,价格不变,数量重新计算(参考POS机销售说明)。
⑥、 如需将本次进货的价格修改到商品档案里的采购价,只需将采购入库单下部的“入库时更新商品档案采购价”小方框里打勾即可。

 

图H23


图H24


图H25

图H27

图H28
 
 

图H28-1

 
5.4 商品出库
操作方法,参考商品采购入库单。销售出库单的界面跟采购入库单大致相同,所有填写出库单的注意事项也跟采购入库单那大致相同。只是采购入库单的单位是供应商,销售出库单的单位是客户。销售出库单保存成功后,自动跟出的“收款凭证”的填写也跟“付款凭证”相似,只是供应商换成了客户,付款变成了收款。

销售出库单表格内字体颜色发生变化,粉色代表销售价高于商品档案的采购价。红色代表出库数量大于实际库存,图H30。
客户未收款提示,图H30。。
商品上次价格提示,图H30。。
如果不记“收款凭证”,修改设置,去除√选择标志,自动提示凭证输入,图H31。
图H29


图H29-1

图H30

H31

图H32
 

 
 
5.4 商品采购退货
 
操作方法,参考商品采购入库单。
“采购退货单”与“采购入库单”的区别是:“采购入库单”上的商品数量是正数,使库存数量增加,“采购退货单”上的商品数量是负数,使库存数量增加减少。
所以,在采购入库单上填写负数,同样可以完成采购退货。

采购退货单数量字体变成红色,提示区别于正常采购入库单。保存时,如果数量是正数,那么会自动改为负数,图H28。
采购退货单据,按入库处理,单据原冲,库存统计会自动抵消采购入库数量。
采购退货实际上是货从仓库往外出库,数量前面加上负号,用负的入库数量表示出库。
付款凭证,应付金额根据退货单据产生。实付金额填写退货款,应付金额和实付金额前面加负数,用负的付款表示收款。
 
 
图H28
 
 
图H29
 
5.5 销售退货单
操作方法,参考采购退货单。应收金额和实收金额前面加负数,用负的收款表示付款。
图H30
 
图H31
 
 

6 日常查询

日常记帐是基础,数据查询才是应用的关键。完全模仿手工单据管理流程:填写单据、查询明细,和手工记帐完全一样。

根据中小公司的特点,直接提供公司老板最关心的问题。最新未付帐款 、最新未收帐款、最新商品库存数量,以及每个月的商品采购销售情况。

数据查询统计,提供20个以上检索条件,可以任意组合,功能强大。

上区:商品管理:出入库单据填写,明细查询,库存报表。

中区:资金管理:付款收款凭证填写,明细查询,统计报表。

下区:最新统计:商品库存和往来帐。

 

 

 

附录

1、单位查找F1
以采购入库单为例,图H25,讲一下如何选择单位名称,按F1键,或点击“单位查找”按钮,弹出档案选择窗口,图H32。
左面树形为供应商档案分类,右面为供应商档案信息。鼠标点击类别树,档案表格信息相应改变。
在供应商简码输入框中,输入供应商简码,图H32标志1,上方表格档案信息实时变化更新,按回车键,选择当前行供应商档案,图H32标志2。
或鼠标双击表格供应商档案,选择所双击的供应商档案。
光标焦点在供应商简码输入框时,按键盘上下方向键,表格内当前行位置自动前进或后退,到达选择供应商档案所在行时,按回车键,即可完成档案选择

图H32

2、商品查找F2
以采购入库单为例,图H25,讲一下如何选择商品档案,按F2键,或点击“商品查找”按钮,弹出档案选择窗口,图H33。
左面树形为商品档案分类,右面为商品档案信息。鼠标点击类别树,档案表格信息相应改变。
下方为多种检索条件输入框,输入检索信息,上方表格档案信息实时变化更新,按回车键,选择当前行档案。
或鼠标双击表格档案,选择所双击的档案。
光标焦点在下方检索信息输入框时,按键盘上下方向键,表格内当前行位置自动前进或后退,到达选择档案所在行时,按回车键,即可完成档案选择

例如:商品货号11008,在图H33,下方货号输入框,输入11,每输入一个数字,表格内商品信息会相应变化。如果商品信息已经出来,位置可能在表格第三行,按键盘上下方向键,改变表格当前行位置,按回车键(表示选择商品),商品信息添加到采购入库单据上,无需全部输入完货号信息11008。
如果多次连续选择商品,可以通过设置,选择完商品中,窗口不自动关闭。菜单项“选择后自动关闭界面”前不打勾。
多条商品选定,可用鼠标点击商品后按住下拖,可以选择连续的多条商品;还可以按Shift和Ctrl键多选。选完后,再点“选定”。

顶部菜单:
①、新增商品档案
②、检索方式,设置默认检索方式,打开界面,光标默认检索输入项位置。
③、设置,如仅显示库存商品,或选择完一个商品是否自动关闭。

常用按键说明:
①、F1光标移到表格,F2光标移到默认检索项。
②、光标在检索项,按上下移动箭头,表格当前行位置上下移动,按回车选择当前商品,也支持“PageUpP”“PageDown” 。
③、检索字段光标焦点切换按“TAB” 键(往后),或“SHIFT”+“TAB”键(向前)。
④、选择完毕。按“ESC”键,关闭窗口。其它界面出支持,按“ESC”键,关闭窗口。
⑤、个性化功能,查看鼠标右键菜单项,菜单项前打勾,表示此功能开启。


图H33

 

图H34


图H35